EFD Contribuições 2025: Tudo Que Você Precisa Saber

Empreender no Brasil tem sido uma tarefa complexa pelo ponto de vista das regulamentações tributárias e seus excessos de burocracia. Porém, os impactos em termos de custos acabam sendo difíceis de mensurar.

A legislação tributária é algo muito difícil de se administrar. Por isso, ela demanda altos investimentos em sistemas, controles e profissionais da área, o que envolve altos custos para as empresas.

As atividades da área tributária divergem muito de empresa para empresa, pois para cada uma existem inúmeras particularidades. Elas variam, por exemplo, de acordo com o estado de estabelecimento, produtos que fabrica ou comercializa, regime tributário vigente e diversos outros fatores.

Dentre tantas obrigações que a empresa deve apresentar aos órgãos fiscalizadores, estão as integrantes do sistema EFD, (sigla Escrituração Fiscal Digital). Cada uma corresponde a um grupo de impostos e, nesse artigo, iremos abordá-las com detalhes, enfatizando a EFD Contribuições. Vamos discutir todos os aspectos que devemos considerar para garantir que as declarações estejam em dia e de acordo com a legislação.

O que é a EFD?

A sigla EFD significa Escrituração Fiscal Digital. É um sistema que a Receita Federal Brasileira desenvolveu e instituiu para acompanhar e fiscalizar todos os registros contábeis e fiscais. Ele substituiu os livros físicos autenticados.

O fisco, a partir da instituição do SPED, teve alguns objetivos. Vamos então analisar alguns:

Fomentar a colaboração entre os Fiscos, por meio da padronização e do compartilhamento das informações fiscais e contábeis. Sempre em conformidade com as restrições legais.
Simplificar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, criando assim um processo único de envio de diferentes obrigações acessórias para os diversos órgãos de fiscalização.
Agilizar a detecção de infrações tributárias, aprimorando o controle dos processos, acelerando o acesso às informações e tornando a fiscalização mais eficiente por meio do cruzamento de dados e da auditoria eletrônica.

Em decorrência desse processo de modernização e incorporação do sistema tributário e contábil em um cenário digital, criou-se assim a necessidade tornar todos os processos fiscais, contábeis, societários, previdenciários disponíveis de modo online para a Receita Federal, Secretarias de Fazendas, Secretaria de finanças Municipais e demais órgãos interessados. Dessa forma, garantindo mais eficiência e transparência no controle de todas as movimentações dos contribuintes.

Vantagens do SPED

Com a implementação do SPED, espera-se alcançar diversos benefícios, entre os quais destacam-se:
Redução de custos com a eliminação da necessidade de emitir e armazenar documentos em papel. Desta forma, contribuindo para a *eliminação do uso de papel*.
Diminuição de custos ao simplificar e racionalizar as obrigações acessórias.
Padronização das informações fornecidas pelos contribuintes às diferentes Unidades Federadas.
Minimização do risco de envolvimento não intencional em práticas fraudulentas.
Diminuição do tempo gasto com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte.
Simplificação e aceleração dos processos sob o controle da administração tributária, incluindo operações de comércio exterior, regimes especiais e circulação entre as Unidades da Federação.
Fortalecimento da fiscalização através do intercâmbio de dados entre as administrações tributárias.
Agilidade no acesso às informações.
Aumento da produtividade dos auditores, com a eliminação das etapas necessárias para a coleta dos arquivos.
Facilidade na troca de informações entre os próprios contribuintes, com base em um formato padronizado, além da redução dos custos administrativos.
Melhora na qualidade das informações fornecidas.
Possibilidade de cruzamento de dados contábeis e fiscais.
Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para múltiplos usos simultâneos.
Redução do “Custo Brasil”.
Aperfeiçoamento no combate à sonegação fiscal.

Estrutura da EFD

A Escrituração Fiscal Digital é um bloco digital de arquivos. Neles, encontram-se todas as operações que a empresa realiza e as atividades fiscais e contábeis. Por exemplo:

Todas as receitas financeiras da empresa naquela competência;
Todas as receitas operacionais e não operacionais;
Custos
Despesa
Encargos incorridos
Aquisições de operações que são geradoras de créditos tributários de PIS e COFINS passíveis do regime de tributação não cumulativo
Ajustes fiscais e contábeis que estão previstos no Manual do SPED Contribuições, (como devoluções e estornos de vendas)
Todas as demais informações relativas a apuração do PIS e COFINS mensal

Esse arquivo é gerado, assinado digitalmente, validado e transmitido por meio eletrônico à Receita Federal através do programa PVA. Onde se analisava se as informações que o contribuinte prestava nesta declaração estavam em concordância com as registradas pela empresa no período informado, bem como o que seus fornecedores informaram, parceiros de negócios, instituições financeiras.

Avanço da EFD

Para as organizações, a instituição da EFD gerou um avanço significativo em relação à redução da burocracia. Isso aconteceu pois o sistema possui um layout próprio, padrão, utilizado em âmbito nacional unificando essa atividade.

Contribui, também, com a redução de custos operacionais, pois de modo automático o ganho com eficiência de pessoal é bastante expressivo. Porém, o fator complexidade ainda não teve solução, e espera-se que com a nova reforma fiscal tal situação possa ter resolução, já que essa é uma das promessas centrais do projeto.

O que é a EFD Contribuições?

Dentre o grupo de Escriturações Fiscais Digitais, temos a EFD Contribuições, uma das ferramentas tecnológicas que o projeto implantou para informar aos contribuintes de suas obrigações fiscais. Possui como objetivo principal o registro e a transmissão das informações que possuem relação com as contribuições sociais.

Suas principais abrangências são o PIS (Programa de Integração Social), a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e a CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).

A EFD Contribuições é responsável por transmitir de modo eficiente e seguro as informações para o órgão fiscalizador, a Receita Federal Brasileira (RFB), e irá contribuir com o processo de transparência e agilidade na fiscalização.

Quem deve entregar a EFD-Contribuições?

A obrigatoriedade da entrega da EFD Contribuições, deve-se a empresas que se enquadram nos regimes de apuração cumulativo e não cumulativo, de acordo com a legislação,, e também as que são optantes pelo regime de apuração da CPRB.

Conforme determinação das Leis 10637/2002 e 10833/2003, as empresas que se enquadram no regime de apuração não cumulativa do PIS e da COFINS devem apresentar a declaração. Esse regime caracteriza-se pela possibilidade da tomada de créditos de alguns valores pagos ou incorridos, podendo realizar a compensação do montante devido a título de PIS e COFINS, por meio da Declaração de Compensação da RFB, a PER/DECOMP.

As empresas tributadas com base no lucro presumido, que realizarem a distribuição de lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto de Renda, descontados todos os impostos e contribuições a que estejam sujeitas, sem a retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), conforme disposto no Art. 3º, II, da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013

Então, é necessário a análise do regime de apuração das contribuições sociais que a empresa se enquadra. Isso para que possa garantir a obrigatoriedade do envio da EFD Contribuições, minimizando as penalidades e multas que implicam na falta de entrega dessa declaração à Receita Federal.

Como funciona a EFD-Contribuições para empresas sem movimento?

As empresas sem movimento, isto é, que não realizaram atividades sujeitas à incidência das contribuições sociais abrangidas pela EFD Contribuições, sendo elas o PIS, a Cofins e a CPRB, durante algum período, possuem uma abordagem diferenciada.

Primeiramente as empresas devem fazer a transmissão de um arquivo mais específico, identificado como “EFD Contribuições Sem Movimento”, onde constará que a empresa não operou atividades com incidência durante o período de apuração informado, evitando que a organização encontre-se em estado de omissão ou inadimplência perante o fisco, e de acordo com a legislação tributária, a não entrega ou a entrega fora do prazo, poderá acarretar multas e outras penalidades;

O que deve ser informado no EFD-Contribuições?

Para o envio correto da Escrituração Fiscal Digital, deve-se apresentar uma série de dados cruciais. Essas informações são relacionadas às operações que abrangem essa obrigação fiscal, como o PIS, a COFINS e a CPRB.

Abaixo, na sequência, destacamos as principais informações para a correta entrega da declaração.

Dados básicos de identificação da empresa: como o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), a razão social, o endereço empresarial e o regime tributário em que a empresa está enquadrada.
Data de referência, o período de apuração em demonstração e a versão do layout da EFD Contribuições em questão para a realização desse envio.
Créditos tributários em consideração na apuração das contribuições, como créditos de PIS e Cofins sobre insumos, créditos presumidos, entre outros.
Informações sobre retenções e recolhimentos em detalhes: como as retenções na fonte que a empresa realiza e a efetuação recolhimentos, como retenção de PIS, Cofins, CSLL, retenções previdenciárias, entre outras.
Apurações das contribuições sociais, contendo os cálculos detalhados da apuração das contribuições sociais, incluindo bases de cálculo, alíquotas aplicáveis, créditos a compensar, valores a recolher, entre outros.
Informações complementares e outras informações que a legislação tributária exige, como demonstrativos, registros específicos de determinadas operações, entre outros.
Registro de eventos específicos: compreendem retificações, cancelamentos, exclusões, entre outros.

Portanto, no EFD-Contribuições devem aparecer todos os dados em relação às contribuições sociais que a empresa apura, conforme o que determina a legislação tributária.

Acima, verificamos algumas das principais informações que devem constar no EFD-Contribuições, de forma íntegra e precisa, pois a Receita Federal do Brasil utilizará esses dados para a fiscalização e a verificação da conformidade tributária das empresas em relação às contribuições sociais.

Quais são os blocos da EFD-Contribuições?

A EFD-Contribuições é composta por diversos blocos que agrupam as informações de acordo com sua natureza. Como por exemplo, dados de apuração, informações de créditos, detalhamento de receitas, entre outros.

Após informar os dados que centrais no estabelecimento da matriz da empresa e tomar os cuidados de discriminação das informações das filiais em registros correspondentes, passa-se à etapa de validação pelo sistema no PVA (Programa validador da EFD Contribuições).

Esse sistema permite editar, escriturar, excluir e efetuar uma nova apuração, que merece grande atenção. Isso pois, nessa etapa, o PVA irá substituir os valores existentes no arquivo digital, incluindo novas informações, restaurando e fazendo a entrega.

Os blocos do arquivo são:

Bloco 0 — Abertura, Identificação e Referências
Bloco A — Documentos Fiscais – Serviços (ISS)
Bloco C — Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
Bloco D — Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
Bloco F — Demais Documentos e Operações
Bloco I — Operações das Instituições Financeiras e Assemelhadas, Seguradoras, Entidades de Previdência Privada e Operadoras de Planos de Assistência à Saúde
Bloco M — Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/PASEP e da COFINS
Bloco P — Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
Bloco 1 — Complemento da Escrituração – Controle de Saldos de Créditos e de Retenções, Operações Extemporâneas e Outras Informações
Bloco 9 — Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Qual o prazo da EFD-Contribuições em 2025?

O prazo de entrega da EFD-Contribuições em 2025 tem determinação pela Receita Federal do Brasil. De acordo com a instrução e sua instrução, o prazo de entrega da EFD em 2025, qual seja o regime (não cumulativo ou cumulativo), é até 10º dia útil do 2º mês subsequente ao período de apuração, e deverá ser feito mensalmente após a primeira entrega. Não tivemos nenhuma mudança com relação aos prazos de entrega.

Mudanças SPED Contribuições para 2025:

Vamos analisar as mudanças previstas para 2025 em detalhes, para possibilitar avaliação de impacto na geração dos arquivos a partir de 2025:

Modificações para o leiaute

Tivemos a emissão da Nota Técnica EFD-Contribuições nº 009/2024, que foi divulgada em 29/10/2024, que nos apresenta as modificações para o leiaute da EFD-Contribuições a partir de 2025. A equipe da RFB que é responsável pela EFD-Contribuições informa que essas alterações também serão refletidas na próxima versão do Guia Prático. Para quaisquer dúvidas, os interessados podem utilizar o canal ‘Fale Conosco’, disponível no site da EFD-Contribuições.

Escrituração

Considerando que a Nota Técnica 07/2018 que trata da migração da escrituração da CPRB na EFD-Contribuições para a EFD-Reinf, bem como o § 5º do art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012, e que não existem mais contribuintes da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) obrigados à escrituração desta contribuição na EFD-Contribuições, a partir dos fatos geradores ocorridos em 01/01/2025, não será mais possível escriturar o “Registro 0145: Regime de Apuração da Contribuição Previdenciária Sobre a Receita Bruta” e, consequentemente, nenhum registro do bloco P, no PGE da EFD Contribuições.

NFCom

Em função do Ajuste SINIEF nº 7/2022, que institui a Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom), modelo 62, e do Ajuste SINIEF nº 49/2023, que prorrogou a obrigatoriedade da NFCom, modelo 62, para 01/04/2025, surge a necessidade de adaptar o leiaute dos registros do bloco D no PGE da EFD Contribuições para acomodar esse novo modelo de documento. Assim, a partir dos fatos geradores ocorridos em 01/04/2025, serão modificados seguintes registros do Bloco D, vamos analisar o que diz o manual sobre esse registro:

Registro D500

Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (Código 21), Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação (Código 22), Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (Código 62) e NF-e (Código 55) – Documentos de Aquisição com Direito a Crédito – Neste registro deverá a pessoa jurídica informar as operações referentes à contratação de serviços de comunicação ou de telecomunicação que, em função da natureza do serviço e da atividade econômica desenvolvida pela pessoa jurídica, permita a apuração de créditos de PIS/Pasep e de Cofins, na forma da legislação tributária.

As mudanças podem ser analisadas nos campos abaixo:

Campo 23 – Preenchimento

Informar a chave do documento eletrônico. Campo existente apenas a partir do período de apuração 01/04/2025, sendo obrigatório quando COD_MOD for igual a “62” ou “55”. Validação: será conferido o dígito verificador (DV) da chave do documento eletrônico. Será verificada consistência da raiz de CNPJ e UF do participante com a raiz de CNPJ e UF contida na chave do documento eletrônico. Será verificada a consistência da informação dos campos COD_MOD, NUM_DOC e SER com o número do documento e série contidos na chave do documento eletrônico.

Registro D600

Consolidação da Prestação de Serviços – Notas de Serviço de Comunicação (Código 21), de Serviço de Telecomunicação (Código 22), Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (Código 62) e NF-e (Código 55)

Campo 02 – Valores válidos: [21, 22, 55 e 62]

Essas são as mudanças previstas no SPED Contribuições para 2025, reveja suas operações, importante análise previa pois caso haja impacto se tem tempo hábil para as devidas atualizações sistêmicas.

Multa EFD-Contribuições: quais são?

As multas relacionadas à entrega da EFD-Contribuições podem variar de acordo com o tempo de atraso na entrega, com omissão de informações ou a entrega de informações inexatas. A partir de 01 de janeiro de 2020 as multas passaram a ser calculadas, geradas e cientificadas à empresa no momento da transmissão fora do prazo regular, logo no momento da transmissão do arquivo SPED Contribuições já temos a geração da multa com cálculo dos dias em atraso.

Para tal, o programa validador da EFD Contribuições teve atualização para apurar a multa no momento da transmissão. Agora, exige que o contribuinte, e o responsável pela entrega, evitem erros ou problemas que possam gerar atrasos.

Em relação aos valores, o artigo 12 da lei 13.670/2018 estabelece:

Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere à escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;
Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos;
Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por cento) dessa, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Retificação da EFD-Contribuições

A retificação de uma obrigação acessória como é o caso do SPED Contribuições é um instrumento que o órgão fiscalizador disponibiliza para permitir que um contribuinte possa corrigir algum erro presente em uma declaração ou documento entregue.

Quando a retificação deve acontecer?

A retificação da EFD-Contribuições deve acontecer sempre que haja identificação de erros ou omissões nas informações originalmente entregues. Sejam quais forem os motivos, deve-se realizar as retificações antes do prazo de entrega da EFD-Contribuições do período subsequente.

Como fazer a retificação da EFD Contribuições?

Pode-se realizar a retificação da EFD-Contribuições por meio do software programa validador e assinador (PVA) da Receita Federal, seguindo as orientações e prazos, a partir da importação do arquivo que precisa da correção. Após alterações, o arquivo deverá passar por nova validação e retransmissão.

Principais erros cometidos na EFD-Contribuições

Alguns dos principais erros possíveis de se cometer na entrega da EFD-Contribuições incluem: falta de detalhamento de informações, inclusão de dados incorretos e omissão de informações relevantes.

Para que tais erros não ocorram, é necessário que se atentem ao preenchimento de todos os campos corretamente, sem omitir nenhum deles. Além disso, é importante também verificar a consistência e correta integração entre informações que diferentes sistemas ou planilhas contábeis e fiscais disponibilizam, evitando informações que diferentes aconteçam.

Como facilitar o processo de entrega da EFD-Contribuições com a Qive

Uma maneira de simplificar e agilizar o processo de entrega da EFD-Contribuições é utilizando uma solução como o Qive. O Qive é uma plataforma de gestão de documentos fiscais que oferece recursos para automatizar a captura, armazenamento e organização dos documentos fiscais eletrônicos, incluindo a EFD-Contribuições.

Com a Qive, é possível realizar a importação automática dos arquivos da EFD-Contribuições, facilitando a conferência e validação das informações. Além disso, a plataforma oferece recursos de busca e consulta, permitindo localizar rapidamente os arquivos necessários.

Outra vantagem da Qive é a geração de relatórios e gráficos, que fornecem uma visão detalhada das informações contidas na EFD-Contribuições, auxiliando na análise e tomada de decisões estratégicas.

Conclusão

A submissão da EFD-Contribuições é de extrema importância para as empresas brasileiras, exigindo atenção aos prazos, informações e procedimentos de correção para assegurar o cumprimento adequado e evitar sanções. Manter-se atualizado quanto às possíveis alterações legislativas é igualmente crucial.

Recomenda-se que um departamento fiscal ou contábil com boa estrutura, ou até mesmo um escritório terceiro competente, assuma essa responsabilidade para garantir o cumprimento normativo. A utilização estratégica de ferramentas como as que a Qive oferece, e outros softwares com especialização, pode otimizar consideravelmente a eficiência e a precisão no cumprimento dessas obrigações fiscais, sendo uma prática a se adotar.

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